Comunicarea prin e-mail. Avantaje. Dezavantaje. Recomandari. Profesionalism


Cum era agenda zilnică înainte să existe internetul şi să avem adresă de e-mail? Astăzi nici nu ridicăm bine capul de pe pernă dimineaţa şi ne şi verificăm mesajele din căsuţa electronică.

Mi-am propus în acest articol să notez avantajele e-mailului şi cum să le valorificăm, dezavantajele acestui mijloc de comunicare şi cum să le minimalizăm sau să le contracarăm, dar mai ales recomandări propriu-zise despre cum să folosim e-mailul pentru a ne bifa obiectivele propuse şi pentru a dovedi profesionalism.

În business folosirea e-mailului a câştigat teren în detrimentul întâlnirilor directe şi al discuţiilor telefonice din motive ce ţin mai ales de eficienţa timpului şi de costuri. Există însă o întreagă serie de avantaje: îţi dă posibilitatea să îţi structurezi bine informaţiile înainte să le transmiţi, ideile trimise pot să fie complete, fără omisiuni cum tinde să se petreacă într-o conversaţie verbală când, fără o structurare clară a temelor de discuţie, poţi sări peste unele subiecte. De asemenea, în funcţie şi de cadrul culturii în care faci afaceri este mai bine ca cele comunicate sau lucrurile agreate să fie stabilite în scris, altfel pot să rămână undeva în neant, să nu li se mai recunoască veridicitatea şi să nu se mai materializeze.

Folosind e-mailul nu eşti condiţionat de programul persoanei care este destinatarul, care poate este prinsă într-o şedinţă, are telefonul închis sau nu poate răspunde imediat la mesaj, poţi să comunici cu o persoană ce se află într-o ţară cu alt fus orar decât cel din ţara în care te afli. Când primeşti un mesaj scris poţi reveni oricând la text pentru a verifica cele comunicate. Comunicarea scrisă îţi poate da răgaz să gestionezi o stare emoţională nepotrivită şi să fii mai puţin impulsiv şi necontrolat.

Tot în sfera emoţională a comunicării se încadrează şi dezavantajul major al folosirii e-mailului: transformările tehnologice au adus şi transformări ale comportamentului uman, avem din ce în ce mai multe, variate şi rapide mijloace de comunicare, însă în realitate comunicăm de la suflet la suflet din ce în ce mai puţin unii cu ceilalţi. E necesar să umanizăm conversaţia dintre noi, altfel ne confundăm cu interfeţele accesate de pe blackberry sau laptop. La e-mail umanizarea poate fi făcută printr-o adresare personalizată a mesajului. Destinatarul are un nume, nu este un personaj din mulţime.

Notez câteva recomandări de care am putea ţine seama atunci când folosim comunicarea prin e-mail, pentru a transmite profesionalism:

  • Întotdeauna la SUBJECT notează ideea principală a mesajului. Acest lucru te ajută şi îl ajută şi pe receptor să gestioneze mai bine mesajele din căsuţa electronică. Dintr-un număr mare de mesaje se pot găsi ulterior cu uşurinţă bugetul estimat, prezentarea X sau o bază de date. Evită să îţi numeşti mesajele cu noţiuni generale, abstracte sau cu semne de punctuaţie, fii cât mai specific;
  • Întotdeauna când primeşti un mesaj confirmă primirea acestuia printr-un replay cu titlul “confirm primirea mesajului – (exemplu: prezentarea X)”, îl vei ajuta pe expeditor să ştie ca ai luat notă de mesajul trimis şi transmiţi seriozitate (în corpul mesajului se dă răspunsul specific la mesajul primit);
  • Hotărăşte-te pentru un anumit font şi font size pe care să le utilizezi permanent în comunicarea via e-mail, acesta poate să fie acelaşi cu cel prezent în caietul de identitate (dacă există); în caz contrar vei transmite inconsecvenţă, lipsă de unitate a mesajelor, lipsa unei identităţi clare;
  • Întotdeauna foloseşte o metoda de adresare personalizată chiar dacă ai de trimis acelaşi mesaj de mai multe ori la destinatari diferiţi; va avea mai mare efect pentru cel care citeşte;
  • Întotdeauna scrie ideile diferite în blocuri separate de text, va fi mult mai uşor de citit de către receptor. Evită să ai fraze lungi şi enumerări multe scrise unele după altele. Apelează la bullets-uri când este cazul. Fii cât mai concis şi clar;
  • Utilizează opţiunea bold sau subliniază lucrurile importante;
  • Numeşte documentele ataşate cu nume care să descrie cât mai exact continutul lor, evită să numeşti fotografiile jpg 1, jpg 2;
  • Semnează-te la finalul mesajului. Foloseşte o formulă de semnatură pe care să o utilizezi permanent în comunicarea electronică şi care să conţină toate datele de contact ale tale şi ale firmei;
  • Verifică întotdeauna numele destinatarului şi corpul de text înainte să trimiţi mesajul.

Comunicarea scrisă este mai puţin privilegiată decât comunicarea audio şi/sau vizuală unde intervin elemente ce ţin de non verbal: inflexiunea, tonul, modulaţia vocii, privirea, poziţia corpului. Pentru ca mesajul tău electronic să îşi atingă scopul şi să nu fie interpretate datele expuse, altfel decât îţi doreşti, utilizează termeni unanimi acceptaţi, exprimarea folosită să nu fie obscură, evită ambiguitatea.

Afaceri performante,

Mihaela Ciotină

Lasă un răspuns

Completeaza detaliile de mai jos sau apasa click pe una din imagini pentru a te loga:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Schimbă )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Schimbă )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Schimbă )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Schimbă )

Connecting to %s